Planilhas vs ERP: quando é hora de migrar?

Dois quaisquer destes significam que a migração está atrasada:

• Conflito de versão: duas pessoas editam cópias diferentes e o trabalho de alguém se perde todo mês.
• O problema do guardião: uma pessoa entende as fórmulas e não pode tirar férias.
• Números velhos: decisões tomadas sobre dados que eram verdade há duas semanas.
• Redigitação: o mesmo cliente ou valor entra em três arquivos diferentes.
• Quebra silenciosa: uma fórmula parou de somar em março e ninguém percebeu até junho.

A mudança é estrutural, não cosmética: registros substituem células. Cliente é um registro referenciado em tudo, não um nome redigitado em cinco abas. Recebível tem status, não cor de fundo que alguém mantém. A consequência é que o dado permanece consistente sem ninguém policiando — a disciplina sai das pessoas e entra no sistema.

Não tente migrar cinco anos de histórico de uma vez. Importe o dado ativo — clientes atuais, contas em aberto, negócios em andamento — e opere dali para frente. Guarde as planilhas antigas como arquivo. A maioria das equipes faz isso em um dia, porque o dado ativo de uma PME é muito menor que o histórico.

O plano gratuito do ERP Mobi é um jeito de baixo risco de rodar esse experimento: se a equipe estiver mais rápida em duas semanas, a decisão se toma sozinha.